PANDUAN KHUSUS ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

A. PENDAHULUAN

Administrasi kesekretariatan merupakan segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama antar manusia yang dilakukan secara tertulis untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan tersebut, supaya diselenggarakan dengan tertib, teratur, bertanggung jawab, efisien dan efektif, maka diselenggarakan aturan-aturan, petunjuk, maupun ketentuan yang berkenaan dan berkaitan dengan segala perilaku keadministrasian dan kesekretariatan.

Karena itu, Forum Komunikasi Pekerja Sosial Masyarakat (FK.PSM) memandang perlu membuat suatu Panduan Khusus Administrasi Kesekretariatan untuk memudahkan gerak langkah FK.PSM dalam rangka mencapai tujuannya.

Administrasi Kesekretariatan FK.PSM merupakan segenap proses penyelenggaraan aktivitas yang berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas serta mekanisme kerja-kerja kepengurusan FKPSM.

Panduan khusus Administrasi dan Kesekretariatan FKPSM disusun dengan sistematika sebagai berikut:

A. PENDAHULUAN
B. LETAK BANGUNAN SEKRETARIAT
C. PENGELOLA KANTOR/ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
D. KETATAUSAHAAN
E. KETATA ARSIPAN
F. INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI
G. PERPUSTAKAAN ORGANISASI
H. KEPROTOKOLERAN
I. PENUTUP

B. LETAK BANGUNAN SEKRETARIAT

Letak Sekretariat atau Kantor FK.PSM sebagai tempat untuk menyelenggarakan segala aktivitas dan pengelolaan adminisrasi hendaknya dipilih dengan pertimbangan ideal dan strategis sebagai berikut :
1. Terletak di Pusat Kota
2. Mudah dijangkau oleh kenderaan umum
3. Di pinggir jalan
4. Di lingkungan yang bersih, aman dan nyaman

Sedangkan Fasilitas Bangunan/Gedung Sekretariat FK.PSM hendaknya dilengkapi fasilitas sebagai berikut :
1. Ruang Tata Usaha
2. Ruang Tamu
3. Ruang Perpustakaan
4. Ruang Persidangan
5. Ruang Dapur
6. Ruang Kamar Mandi/WC

Dalam mengatur ruangan hendaknya dipertimbangkan faktor-faktor kenyamanan, kesehatan, keindahan dan keserasian sehingga bagi pemakai dan yang mengunjungi kantor tersebut menjadi nyaman, betah, meningkatkan semangat dan kemauan kerja bagi yang berada di dalamnya.


C. PENGELOLA KANTOR/ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

1. Pengelola Kantor dan Administrasi Kesekretariatan FK.PSM sepenuhnya menjadi kewajiban dan kewenangan pada team kesekretariatan. Yaitu Sekretaris Jenderal/Sekretaris sebagai koordinator dan penanggung jawab dibantu dengan wakil-wakil Sekretaris Jenderal/Wakil-wakil Sekretaris.
2. Sedangkan fasilitas penunjang administrasi kesekretariatan yaitu : kertas dan alat-alat tulis, dapur beserta isinya, atau segala fasilitas yang sifatnya consumable menjadi tugas dan tanggung jawab team kebendaharaan.

D. KETATA-USAHAAN

I. JENIS-JENIS SURAT
1. Surat Resmi/Biasa/Rutin
2. Surat Mandat/Surat tugas/Surat Kuasa/Surat Keterangan
3. Surat Ketetapan/Surat Keputusan

II. BENTUK DAN ISI SURAT
1. Kertas Surat
a. Warna Putih bersih
b. Ukuran folio atau A4

2. Nomor Surat.
Terdiri dari 5 (lima) bagian, yaitu
Nomor Urut/Kode Jenis Surat/Pembuat/Bulan /Tahun.

Keterangan :
a. Nomor Urut :
1. Nomor surat untuk surat-surat resmi/biasa/mandat/kuasa/keterangan
2. Nomor surat untuk surat-surat keputusan dan surat-surat ketetapan

Nomor surat baik a.1 maupun untuk a.2 atas dimulai dengan nomor 001 sampai dengan tak terbatas dan diperbaharui kembali dengan nomor 001 setiap periode pergantian kepengurusan.

b. Kode Jenis Surat.
Terdiri dari 4 (empat) bagian, yaitu :
1. Tidak memakai kode untuk jenis Surat Resmi/Biasa/Rutin/Mandat/Tugas/Kuasa/ Ket
2. TAP = Untuk Jenis Surat Ketetapan
3. KPTS = Untuk Jenis Surat Keputusan.

c. Pembuat / Pengirim
1. PN-FKPSM = Untuk Tingkat Nasional
2. PP-FKPSM = Untuk Tingkat Provinsi
3. PK-FKPSM = Untuk Tingkat Kabupaten / Kota
4. PC-FKPSM = Untuk Tingkat Kecamatan
5. IKPSM = Untuk Tingkat Desa/Kelurahan

d. Bulan
I = Januari VII = Juli
II = Februari VIII = Agustus
III = Maret IX = September
IV = April X = Oktober
V = Mei XI = November
VI = Juni XII = Desember

d. Tahun Masehi : 2000, 2001, 2002.......................Dst.

3. Lampiran Surat

4. Pokok Surat (Perihal)
Ringkas tapi jelas, pendek tapi padat dan diterka maksud atau isi surat.
Contoh :
Perihal : PERMOHONAN PENCERAMAH


5. Alamat Surat
Alamat Surat terletak dibawah perihal, segaris lurus dibawah isi nomor surat, lampiran dan perihal dengan jarak satu setengah Spasi.
Jika alamat surat ditujukan kepada Lembaga atau instansi maka penyebutannya bukan pada lembaga/instansi bersangkutan tetapi pada Pengurus atau Pimpinan Lembaga/Instansi tersebut. Jika surat tersebut ditujukan pada salah satu unit/bagian yang ada pada Lembaga/Instansi tersebut maka setelah penyebutan pimpinan/Pengurus Lembaga/Instansi yang bersangkutan, hendaknya dilengkapi dengan “up” yang berarti “untuk perhatian”.


6. Kata Permulaan Surat
Kata permulaan ini berfungsi sebagai pembuka surat, dengan alinea baru dan berjarak 2 spasi.
Dipakai kalimat “Salam Kesetiakawanan” atau ”Dengan hormat” atau “Dengan Segala Hormat” dan seterusnya.

7. Isi Surat
Sistematika isi surat adalah sebagai berikut :
1. Pendahuluan
2. Uraian persoalan/Isi/pokok surat
3. Penutup
Pendahuluan dan penutup sebaiknya tidak lebih dari dua alinea. sedangkan isi/uraian persoalan dibuat ringkas, padat, jelas, spontan, wajar dan tidak bertele-tele. Antara pendahuluan, isi dan penutup diberi jarak 2 spasi

8. Penutupan Surat
Dalam pembuatan surat–surat resmi/rutin/biasa yang dibuka dengan “Salam kesetiakwanan” maka dalam menutup surat digunakan kalimat “PSM Tiada hari Tanpa Pengabdian“.

9. Tanggal Surat
Tanggal Surat terletak di pojok kanan atas surat sebelah nomor surat .
Tanggal surat diawali dengan lokasi dikeluarkan surat, kemudian disambung tanggal/bulan/tahun

10. Penanda Tangan Surat
Untuk Surat–Surat resmi yang ditujukan pada eksternal FK.PSM harus ditandatangani Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal, dalam keadaan tertentu (Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal tidak berada di tempat), maka wakil ketua umum atau wakil sekjen yang dimandatkan untuk dapat menanda-tangani surat dimaksud. Sedangkan untuk Internal FKPSM ditanda tangani oleh wakil ketua umum dan wakil sekretaris jenderal Bidang yang bersangkutan, dengan sepengetahuan ketua umum atau antara Ketua Umum dengan Wakil Sekretaris Jenderal, atau antara Ketua dengan Sekretaris Jenderal.

E. KETATA - ARSIPAN

E1. BUKU AGENDA
Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan, yaitu pengelolaan surat menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur sendiri

1. Surat Masuk
Unsur–unsur yang terpenting untuk dicatat dalam surat masuk adalah sebagai berikut :

1. Nomor Surat 5. Tanggal Surat
2. Nomor Kode arsip 6. Isi Surat
3. Nomor Agenda 7. Asal Surat
4. Tanggal di terima 8. Keterangan

2. Surat Keluar

( 1 ) Surat keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut :

a. Konsep surat harus terlebih dahulu dikonfirmasikan kepada pimpinan yang bersangkutan agar tidak terjadi kekeliruan atau perbedaan – perbedaan antara muatan, isi dan redaksi surat tersebut.
b. Konsep surat yang telah mendapatkan konfirmasi dan persetujuan, baru kemudian diberi nomor verbal

( 2 ) Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain :
a. Nomor Urut surat d. Tanggal Surat
b. Nomor kode Arsip e. Isi Surat
c. Nomor Surat f. Tujuan Surat

3. Surat Keputusan/Ketetapan

Buku Agenda Surat Keputusan/Ketetapan memuat antara lain :
a. Nomor Urut d. Tanggal Surat
b. Nomor Kode Arsip e. Isi Surat
c. Nomor Surat f. Keterangan

4. Buku Ekspedisi

Buku Ekspedisi memuat antara lain :
a. Tanggal Pengiriman d. Lampiran
b. Tujuan Surat e. Keterangan
c. Tanggal/Nomor Surat

E2. ADMINISTRASI KEARSIPAN

1. Arsip adalah kumpulan warkat/surat-surat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara tepat ditemukan kembali. Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan warkat/surat-surat. Tata kearsipan yang sempurna apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat tertentu dan teratur rapi sehingga apabila diperlukan kembali mudah ditemui, walaupun surat-surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik sangat berguna terutama dalam membantu kelancaran dan ketertiban FK.PSM serta dapat digunakan sebagai pengembangan pengetahuan umumnya.

2. Surat-surat FK.PSM harus disimpan di sekretariat/kantor dan dilarang keras disimpan di luar kantor.

E.3. KODE MAP / ARSIP

1. Kode Arsip Surat Masuk
Surat Masuk = M

2. Kode arsip Surat Keluar
Surat Keluar = K

3. Kode Arsip Surat Ketetapan/Keputusan
a. Surat Ketetapan = TAP
b. Surat Keputusan = KPTS

4. Kode Map Dokumentasi
a. Kebijakan Org/Statement = DKO
b. Makalah/Tulisan = DMT

F. INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI

F1. INVENTARISASI FK.PSM

Tujuan dibuatnya daftar inventarisasi FK.PSM adalah :
1. Menunjukkan kekayaan FK.PSM
2. Menghindari adanya pemborosan
3. Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan, perubahan, penggantian dan menambah jika terjadi kekurangan)

Inventariasi FK.PSM adalah segala sesuatu yang menjadi milik FK.PSM berupa kekayaan FK.PSM yang pada pokoknya dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu :

Inventarisasi yang permanen (tahan lama)
Contohnya : Gedung/Sekretariat kantor, alat-alat kantor, komputer, meja, alat dapur dan sebagainya.

Penyimpanan inventaris FK.PSM harus dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang berkompeten dan bertanggung jawab sesuai dengan job discription kesekretariatan. Penyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan di sekretariat, tidak diperkenankan dibawa atau disimpan di rumah fungsionaris.

F2. DOKUMENTASI FK.PSM

1. Dokumentasi FK.PSM adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan dan pengawetan dokumen-dokumen FK.PSM. Dokumen FK.PSM tersebut merupakan suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa-peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya semua arsip FK.PSM adalah dokumen.

2. Bentuk-bentuk dokumen FK.PSM antara lain :
a. Gambar-gambar dan foto-foto
b. Tulisan-tulisan dan surat-surat penting
c. Benda-benda berharga dan bernilai
d. Foto copy atau salinan surat
e. Surat Kabar, Majalah dan lain sebagainya.

3. Dokumentasi yang dipakai untuk menyusun laporan tahunan/akhir FK.PSM dan sebagai bukti yang sah serta sangat penting untuk menyusun sejarah perjuangan FK.PSM, oleh karena itu pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti hal lainnya barang-barang inventaris dan arsip hendaknya disusun dengan rapih dan teratur dalam map-map/rak-rak dan tempat-tempat tertentu dengan pengelompokan sesuai dengan kebutuhan.


G. PERPUSTAKAAN FK.PSM

1. FK.PSM merupakan wadah berhimpun pekerja sosial masyarakat (PSM) dan senantiasa berkecimpung dalam pembangunan kesejahteraan sosial nasional serta berpartisipasi aktif melalui pendidikan, pengembangan masyarakat, advokasi dan kerja-kerja sosial lainnya. Dalam rangka meningkatkan kesejahteraan sosial dan martabat bangsa, maka perpustakaan FK.PSM menjadi sangat penting dan strategis.
2. Perpustakaan yang ideal bagi FK.PSM adalah meliputi buku-buku yang diperlukan bagi anggotanya. Oleh karena itu minimal yang harus dimiliki mencakup buku-buku yang diperlukan dalam kelengkapan kurikulum pelatihan FK.PSM, yang meliputi antara lain :
a. Wawasan Ideologi Nasional
b. Wawasan Pembangunan Nasional
c. Wawasan Pembangunan Kesejahteraan Sosial
d. Wawasan Pelestarian Lingkungan Hidup
e. Wawasan Nusantara dan Ketahanan Nasional
f. Wawasan Kepemimpinan dan Manajemen
g. Wawasan Ekonomi, Bisnis dan Kewira-usahaan
h. Wawasan Sosial Budaya
i. Dan Sebagainya

3. Dalam Upaya menertibkan dan mengembangkan perpustakaan FK.PSM, maka perlu diatur dalam administrasi perpustakaan dan diserahkan pengelolaannya kepada pengurus yang bertanggung jawab dan memahami seluk-beluk perpustakaan.
4. Dalam jangka panjang perpustakaan ini merupakan cikal bakal pembentukan Pusat Data dan Informasi PSM dan Pusat Penelitian serta Pengembangan Sosial.

H. KEPROTOKOLERAN

1. Tugas kesekretariatan FK.PSM tidak saja terbatas pada pengelolaan atau pengaturan surat-menyurat FK.PSM, administrasi dan kearsipan dan penyelenggaraan dokumentasi serta perpustakaan FK.PSM, tetapi juga meliputi penataan suatu acara dan pelaksanaannya, yang disebut sebagai protokoler.
2. Keprotokoleran FK.PSM merupakan segala aktivitas yang berhubungan dengan penyelenggaraan suatu prosedur kelancaran (acara/upacara) dan memegang peranan penting bagi sukses dan sempurnanya suatu acara/upacara.
3. Agar sasaran suatu kegiatan upacara dapat tercapai secara optimal, diperlukan pertanggung-jawaban dan pembagian tugas dalam penyelenggaraannya. Apabila penyelenggaraan suatu aktivitas tanpa adanya panitia penyelenggara, maka pengelolaan penataan dan penyelenggaraannya langsung berada dibawah tim Sekretariat Jenderal/Sekretariat.
4. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan suatu acara/upacara adalah sebagai berikut :
a. Tempat/Gedung (lay out, dekorasi dan pengaturan kursi)
b. Posisi tamu/undangan dan pengurus
c. Jenis dan pengantar acara.
d. Sususan acara, terutama mengenai urutan pemberi sambutan, secara struktural pejabat/pengurus terbawah mendahului pejabat/pengurus diatasnya, sedangkan dalam sapaan sambutan berlaku sebaliknya.

I. PENUTUP

1. Panduan Khusus Administrasi Kesekretariatan ini menjadi sangat penting dan strategis dalam menunjang dan menjadikan FK.PSM sebagai organisasi yang modern, karena dengan adanya panduan khusus ini segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan menjadi seragam dan teratur sehingga segala perkerjaan yang berhubungan dengan FK.PSM akan efisien dan efektif serta bermutu.
2. Untuk melaksanakan administrasi yang baik dan profesional sangat bergantung pada profesionalitas pelaksananya, yaitu team Sekretariat Jenderal/Sekretariat dengan dukungan dan pengertian semua fungsionaris.
3. Apabila di dalam panduan khusus Administrasi Kesekretariatan FK.PSM ini terdapat kekeliruan, maka akan dilakukan perbaikan seperlunya dan berlaku sejak ditetapkan.