PANDUAN KHUSUS

A. PENDAHULUAN

Masalah utama dalam pengelolaan organisasi-organisasi non profit adalah sumber-sumber pemasukan dana. Oleh karena itu, pengorganisasian dana baik pencarian, pemakaian, pelaporan maupun pencatatan menjadi sangat penting agar dana-dana yang masuk dapat dikelola dengan efektif dan efisien. Bagi FK.PSM, merupakan keharusan untuk merumuskan panduan khusus administrasi dan manajemen kebendaharaan, karena persoalan keuangan sungguh sangat sensitif dan tidak mudah. Panduan khusus tersebut disusun dengan sasaran sebagai berikut :
1. Tertib administrasi, sebagai sarana menjadi organisasi yang modern.
2. Bahan untuk memudahkan membuat laporan dan pertanggung jawaban.
3. Mendapatkan dana dengan cara yang efektif.

B. SUMBER DANA

B.1. Sumbangan

Merupakan sumbangan dari dalam dan luar organisasi yang halal dan tidak mengikat, antara lain :
a. Pengurus/Anggota
b. Pemerintah.
c. Perusahaan Swasta/Pengusaha
d. Simpatisan

B.2. Usaha-Usaha Organisasi

1. FK.PSM bertekad menjadikan bidang Ekonomi khususnya Wirausaha sebagai salah satu sasaran program dan pengembangan organisasi, oleh karena itu pembentukan dan pengelolaan unit-unit usaha dan atau pembentukan dan penglolaan Lembaha Kekaryaan, seperti : Lembaga Perekonomian diarahkan agar dapat meningkatkan kesejahteraan anggota dan juga dapat menunjang biaya operasional FK.PSM.
2. Ketentuan tentang Usaha-usaha FK.PSM baik melalui unit-unit usaha maupun lembaga diatur tersendiri berdasarkan kebutuhan dan kesepakatan masing-masing pengelola dengan Pimpinan FKPSM tentang pembentukan unit-unit usaha tersebut.,
3. Hendaknya ketentuan tersebut paling tidak, mengatur antara lain :
a. Ketentuan Umum yang menyangkut perjanjian kerja atau memorandum of understanding (MOU).
b. Mekanisme kerja dan pengambilan keputusan.
c. Dan sebagainya.

C. SISTEM PENGANGGARAN

C.1. Pengertian

Sistem penganggaran merupakan perencanaan keuangan untuk pelaksanaan program FK.PSM dalam bentuk angka-angka uang terdiri dari anggaran penerimaan dan pengeluaran dana dalam satu periode kepengurusan, yang menggambarkan sumber dan penggunaan dana (cash flow)

C.2. Maksud dan Tujuan

Dengan adanya sistem Penganggaran diharapkan dapat menentukan skala perioritas, dengan tujuan tercapainya efektivitas, efisien, kontrol dan sinkronisasi antara pelaksana setiap aktivitas FK.PSM.

C.3. Fungsi

Fungsi Penganggaran FK.PSM tidak terlepas dari prinsip-prinsip fungsi manajemen secara umum :
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Pelaksanaan
d. Pencatatan.
e. Pelaporan
f. Pengawasan/Pengontrolan

C.4. Syarat-syarat.

a. Kronologis pengeluaran dan pemasukan
b. Sistematis
c. Jelas angka-angka dalam pos-pos
e. Jumlah total seluruh pengeluaran dan pemasukan

C.5. Tahap-Tahap Penyusunan Anggaran

a. Pengajuan kegiatan masing-masing bidang melalui Wakil-wakil Bendahara dibidangnya masing-masing.
b. Identifikasi Kegiatan/aktifitas, masing-masing bidang
c. Penjadwalan
d. Perhitungan perkiraan biaya kegiatan
e. Penjumlahan biaya kegiatan

C.6. Mekanisme Persetujuan

a. Pengajuan Anggaran Bidang :
Masing-masing Bidang mengajukan Anggaran berdasarkan program kerja yang telah disetujui melalui MUKERNAS atau setarafnya di masing-masing bidang melului Wakil-Wakil Bendahara di bidangnya masing-masing untuk rekomendasi tim kebendaharaan dan dibahas serta disetujui Rapat Pengurus.

b.Pengajuan Anggaran aktivitas :
Disusun oleh Team Khusus kepanitiaan bersama-sama dengan ketua bidang yang bersangkutan melalui Wakil-wakil Bendahara untuk dicheck oleh Bendahara Umum dan dibahas/disetujui pada Rapat Pengurus.

C. 7. Tahap Pelaksanaan

a. Pengajuan Anggaran setiap aktivitas harus mendapat persetujuan Bendahara Umum sebagai policy maker dan Ketua Umum sebagai decision maker, baik yang dilaksanakan oleh bidang maupun kepanitiaan.
b. Setiap pengeluaran harus sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan dan disertai bukti pembayaran.
c. Apabila terjadi penyimpangan dari anggaran yang telah ditetapkan, maka harus dibawa ke forum Rapat Pengurus.
d. Penyusunan Laporan akhir sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan program
e. Laporan akhir pertanggung jawaban kegiatan selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah pelaksanaan kegiatan
f. Apabila melibatkan pihak ke tiga, maka laporan kegiatan selambat-lambatnya diterima 1 (satu) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.

D. SISTEM ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN KEUANGAN

D.1. Tujuan

Agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

D.2. Pengelolaan.

Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi :

a. Perencanaan
Perencanaan keuangan yang diaktualisasikan berupa anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber penggunaan

b. Pengorganisasian (Pengelolaan)
Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan, maka pengorganisasiannya sebagai berikut :
1. Tugas yang mencari dan mengumpulkan dari sumber-sumber yang telah ditentukan diserahkan kepada Wakil-wakil Bendahara dibawah tanggung jawab Tim Kebendaharaan.
2. Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum. Dana yang sudah diperoleh dilaporkan kepada Bendahara Umum dan Ketua Umum.
3. Wewenang untuk mengusahakan dana dipegang oleh Tim Kebendaharaan.
4. Tugas untuk mencatat keluar masuk dana dan penyusunan laporan diserahkan kepada Wakil Bendahara bidang pembukuan dan penyusunan laporan keuangan.

c. Pelaksanaan
Yang dimaksud dengan pelaksanaan disini adalah pelaksanaan keuangan meliputi :

1. Pengumpulan Dana
Yang berkewajiban dan bertanggung jawab mengumpulkan dana adalah Tim Kebendaharaan dengan tugas meliputi :
a. Menarik sumbangan sesuai dengan ketentuan FK.PSM.
b. Menarik dan mengumpulkan dana dari donatur
c. Menyerahkan hasil pengumpulan dana kepada Wakil Bendahara (yang khusus membidangi penyimpanan) setelah disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum.
d. Pada saat penyerahan dana kepada Wakil Bendahara bagian pembukuan harus disertai bukti kwitansi yang ditandatangani oleh penyumbang, penerima dan Bendahra Umum.
e. Wakil Bendaraha bagian pembukuan memberikan bukti penerimaan dana kepada di penerima dana.

2. Pengeluaran Dana
a. Pengeluaran dana untuk bidang harus sesuai dengan Anggaran Belanja yang telah ditetapkan sebelumnya.
b. Pengeluaran harus diajukan berdasarkan bukti-bukti yang telah disetujui sebelumnya.
c. Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum
d. Penandatanganan cek oleh Bendahara Umum bersama Ketua Umum dan/atau Sekretaris Jenderal.

3. Penyimpanan
a. Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Wakil Bendahara Bidang Pembukuan.
b. Dana harus disampaikan di BANK yang telah ditentukan.
c. Untuk keperluan rutin dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh Wakil bendahara (bidang penyimpanan dan pengeluaran)

4. Prosedur Pengeluaran Dana
a. Permintaan untuk pengeluaran dana diajukan kepada Ketua Umum dan Bendahara Umum oleh bagian atau bidang yang memerlukan dana melalui Wakil-Wakil Bendahara dibidang masing-masing.
b. Bendahara Umum bersama Tim Kebendaharaan menilai permohonan tersebut untuk disetujui/ditolak atau minta dirobah.
c. Atas dasar surat permohonan yang telah disetujui, Wakil Bendahara Umum mengeluarkannya dan menyerahkannya kepada pemohon.
d. Bendahara Umum mencetak dalam bukti-bukti pengeluaran uang, kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan kepada Wakil Bendahara.

5.Pengontrolan/Pengawasan
Pengontrolan / pengawasan keuangan FK.PSM meliputi :
Pengontrolan yang bersifat preventif, adalah pengontrolan yang berjalan atau dilakukan bersamaan dengan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari :
a. Permohonan untuk pengeluaran.
b. Jumlah yang telah dianggarkan.
Pengontrolan yang bersifat refresif adalah pengontrolan berupa pemeriksaan kewajaran laporan keuangan setelah dicocokkan dalam buku mutasi dan bukti pendukung lainnya.


E. PENYUSUNAN LAPORAN

Laporan keuangan pada umumnya adalah neraca dan daftar perhitungan hasil usaha (R/L). Neraca menggambarkan posisi harga kewajiban dan kekayaan pada saat tertentu. Sedangkan daftar perhitungan hasil usaha menggambarkan hasil kegiatan dan pengeluaran-pengeluaran dana FK.PSM untuk jangka waktu tertentu yang berakhir pada tanggal necara.

F. PENUTUP

1. Panduan Khusus Kebendaharaan ini disusun agar dapat berguna sebagai pegangan atau petunjuk pelaksanaan bagi FK.PSM dalam upaya pendayagunaan seumber dana yang ada, secara efisien dan efektif serta dapat dipertanggung jawabkan.
2. Apabila di dalam Panduan Khusus Kebendaharaan FK.PSM ini terdapat kekeliruan, maka akan dilakukan perbaikan seperlunya.